EVM es una conocida Técnica de Gestión de Proyectos que puede ser considerada ineficaz en actividades que comúnmente no contienen trabajo temporal para crear un resultado único (proyectos), tales como servicios u operaciones continuas. Se propone una buena analogía para usar EVM en servicios, convirtiendo el modelo al Dominio de la Frecuencia usando la Transformación de Fourier. Se muestra un ejemplo sencillo para obtener conclusiones acerca de cómo gestionar un servicio continuo con esta nueva técnica.
Introducción
La Gestión de Valor Ganado (EVM) es una muy conocida, elegante y efectiva Técnica de Gestión de Proyectos. Unifica las tres principales áreas de conocimiento (Alcance, Tiempo y Costo) de la Gestión de Proyectos en un modelo común que matemáticamente representa la relación entre ellas. Puede ser usado para mejorar drásticamente la tasa de éxito en proyectos cuando es complementada con otras Técnicas de Gestión de Proyectos.
Un proyecto puede ser definido como un esfuerzo temporal para crear un resultado único. Desafortunadamente, la aplicación de EVM a esfuerzos que pueden ser caracterizados como "no basados en cronograma", y entonces, aquellos que no contienen esfuerzos temporales para crear un resultado único, puede ser considerada ineficaz. Los esfuerzos "no basados en cronograma" incluyen servicios compuestos primariamente de actividades tipo Nivel de Esfuerzo (LOE), tales como servicios de mantenimiento y servicios continuos.
Casi todo producto de un proyecto tiene una fase de operación continua después de la etapa de transición. Las diferentes habilidades y técnicas necesarias para gestionar operaciones continuas son la razón para dividir este ciclo en una "fase de proyecto" y una "fase de operación continua". Más aun, muchos proyectos tienen una fracción de sus primeras actividades que responden mejor a la definición de operación continua. Es un desafío luchar contra la ineficacia de EVM en operaciones continuas, extendiendo el modelo para gestionar esfuerzos "no basados en cronograma"
Nombremos este modelo EVM[t] para diferenciarlo del modelo EVM[w] que se propone en este documento. Si usted está familiarizado con EVM, salte el título que viene y vaya al siguiente.
Conceptos Básicos de EVM[t]
La Gestión de Valor Ganado tiene base en el uso de tres variables: Valor Planeado (PV), Costo Actual (AC) y Valor Ganado (EV). Los dos primeros conceptos son fáciles de entender. La última variable es una buena medida del avance.
PV es también conocido como Costo Presupuestado del Trabajo Programado (BCWS). La curva obtenida del costo planeado acumulado (PV) es también conocida como "línea base" y es la referencia para el desempeño de costos durante todo el proyecto.
AC es también conocido como Costo Real del Trabajo Ejecutado (ACWP). El Costo Actual (AC) está claramente relacionado con trabajo, porque las unidades de costo que son medidas por AC son aquellas generadas por las tareas en las que se ha trabajado. En otras palabras, cuando una unidad de trabajo ha sido hecha, AC agrega el costo real que tuvo esa unidad de trabajo.
EV es también conocido como Costo Planeado del Trabajo Ejecutado (BCWP). Cuando una unidad de trabajo ha sido ejecutada, EV agrega el mismo valor que fue planeado para esa unidad de trabajo, sin importar cuál fue el costo real de terminar esa unidad de trabajo.
La Variación de Costo de un proyecto (CV) es simplemente la diferencia entre el Valor Ganado (EV) y el Costo Actual (AC). El valor es positivo si el costo presupuestado del trabajo ejecutado es mayor que el costo real del trabajo ejecutado. En otras palabras, CV es positivo si el proyecto está dentro de presupuesto.
La Variación de Programación de un proyecto (SV) es simplemente la diferencia entre el Valor Ganado (EV) y el Valor Planeado (PV). El valor es positivo si el costo presupuestado del trabajo ejecutado es mayor que el costo presupuestado del trabajo programado. En otras palabras, SV es positivo cuando el proyecto va mejor que el cronograma.
El Análisis de Valor Ganado principalmente observa SV para conocer la velocidad del proyecto. También observa CV para determinar si el proyecto se ajusta a presupuesto. Hay muchos otros indicadores y conceptos pero estos son los básicos.
EV[t], AC[t], PV[t], CV[t] y SV[t] son funciones del tiempo. Son medidas en unidades de valor económico ($). Matemáticamente, el dominio de ellas es el tiempo y el rango es el valor económico ($).
Fundamentos de EVM[w]
Hablemos de "servicios" en lugar de "proyectos" porque en el Dominio de la Frecuencia puede ser más apropiado. Usemos "w" para representar frecuencia a pesar de que w es la representación común de la frecuencia medida en radianes, no en hertz. En este caso no es importante. "w" será nuestra representación de frecuencia, sin importar la unidad de medida de frecuencia.
A diferencia de EVM[t], las variables de EVM[w] son variables no acumulativas. La razón es clara. Si alguna de estas variables es definida como la amplitud acumulada del concepto, entonces esta variable podría tomar un valor infinito, porque los servicios son continuos por definición. Más precisamente, definamos EV'[t] del siguiente modo:
Definamos análogamente AC’[t] y PV’[t]. La interpretación es muy simple: estas son variables no acumulativas. En un modelo discreto, son los incrementos en cada período de medición.
Definamos EV’[w], AC’[w] y PV’[w] como nuevas funciones de la frecuencia. Serán medidas en unidades de valor económico ($) como las variables homónimas de EVM[t]. Matemáticamente, el dominio será la frecuencia (w) y el rango será valor económico ($).
Se puede usar un atajo para definir precisamente estas funciones. Si usted no está familiarizado(a) con la Transformación de Fourier, ignore la fórmula que sigue y vaya directamente a las definiciones siguientes. Definamos EV'[w] como sigue:
Definamos análogamente AC’[w] y PV’[w].
A pesar de que EVM[w] no es un modelo basado en tiempo, es claro que el modelo describe una situación física que puede ser modificada. EVM[w] describe estados pasados, presentes y futuros de un servicio, como si pudiéramos conocerlos. Sin embargo, el análisis de EVM[w] puede hacer recomendable introducir cambios al servicio.
PV’[w] será conocido como Costo Presupuestado de los Objetivos Planeados (BCPG). La curva obtenida del Costo Planeado (PV’[w]) será conocida como "Distribución de Frecuencia del Valor" y será la referencia para el desempeño de costos de todo el servicio.
AC’[w] será conocido como Costo Real del Logro Recurrente (ACRA). El Costo Actual (AC’[w]) está claramente relacionado con trabajo, porque las unidades de costo que son medidas por AC son aquellas generadas por servicios recurrentes en los que se ha trabajado. En otras palabras, si un nivel es recurrentemente alcanzado, AC' será el costo real para alcanzar dicho nivel, aun cuando no sea el nivel planeado.
EV’[w] será conocido como Costo Presupuestado del Logro Recurrente (BCRA). Si un nivel de servicio es recurrentemente alcanzado, EV' será el costo que fue planeado para alcanzar dicho nivel de servicio, sin importar cuál fue el costo real para alcanzar tal nivel de servicio.
La Variación de Costo de un servicio (CV) será simplemente la diferencia entre el Valor Ganado (EV’[w]) y el Costo Actual (AC’[w]). El valor será positivo si el costo presupuestado del logro recurrente es mayor que el costo real del logro recurrente. En otras palabras CV[w] será positivo cuando el servicio está dentro de lo presupuestado, para el trabajo planeado para ser hecho con una frecuencia w.
La Variación en un Acuerdo de Nivel de Servicio (LV) será simplemente la diferencia entre el Valor Ganado (EV'[w]) y el Valor Planeado (PV'[w]). El valor será positivo si el costo presupuestado del logro recurrente es mayor al costo presupuestado de los objetivos planeados. En otras palabras, para el trabajo planeado para ser ejecutado con una frecuencia w, LV[w] será cero si el servicio alcanza recurrentemente los objetivos y cero si no.
EVM[w] será útil para observar LV[w] con el propósito de conocer el cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS). Será útil también para observar CV[w] con el propósito de saber si el servicio está dentro de lo presupuestado.
Ejemplo
En la siguiente tabla usted puede ver los datos de un ejemplo. Se ha usado un modelo discreto para facilitar el entendimiento. Tomemos los cuadros rojos como el Costo Actual de cada trabajo recurrente. Supongamos que normalmente alcanzamos (verde) los objetivos del primer Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS). Estamos avanzando (verde) en el segundo ANS con excepción de los objetivos semanales y mensuales (azul). Para el tercer ANS solo los objetivos semanales son recurrentemente alcanzados (verde). Los objetivos del cuarto y quinto ANS son frecuentemente alcanzados (verde).
Es posible ver el ejemplo anterior graficado en las siguientes curvas. Horariamente el servicio va de acuerdo al plan. Los objetivos diarios del plan son alcanzados pero el costo actual está frecuentemente sobre lo presupuestado. Los objetivos semanales no son alcanzados pero el costo es lo que se planeó para ese nivel de logro. Mensualmente la situación es peor, los objetivos mensuales no son alcanzados y el costo es mayor de lo que fue planeado para ese nivel de logro. Anualmente se ahorra dinero pero los objetivos no son alcanzados.
No hay razón aparente para no incrementar los esfuerzos semanales con el propósito de alcanzar los objetivos, porque el costo de dichos esfuerzos están dando los resultados esperados (CV[semana] = 0 & LV[semana] < 0). Normalmente, los objetivos del año dependen de los objetivos mensuales y así sucesivamente. Es preferible analizar primero los efectos de incrementar los esfuerzos semanales antes de decidir incrementar otros esfuerzos, pero aparentemente hay dinero cada año (CV[año] > 0) que puede ser usado para esto.
Observaciones Finales
EVM[t] puede ser considerado ineficaz en actividades que no contienen esfuerzos temporales para lograr un resultado único (proyectos). En cambio, una buena analogía puede ser hecha para usar la técnica de proyectos EVM en operaciones y servicios continuos. Una Técnica de Gestión de Valor Ganado en el Dominio de la Frecuencia (EVM[w]) ha sido definida usando la Trasformación de Fourier para probar está posibilidad. Para ello se necesitan variables no acumulativas. Se ha mostrado un ejemplo de que indicadores homólogos pueden ofrecer interesante información para obtener conclusiones acerca de cómo gestionar un servicio.
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