EVM para Grandes y Pequeños Proyectos

Ha gestionado alguna vez un pequeño proyecto. Por supuesto, los pequeños proyectos son la regla y los grandes la excepción. Sin embargo, la mayoría de nosotros ha aprendido cómo gestionar grandes proyectos y sólo algunos pocos han aprendido cómo gestionar los pequeños.

Si Ud. solo tiene experiencia en pequeños proyectos, no sienta vergüenza de aquello. Si Ud. no piensa que los proyectos rápidos y de poco presupuesto son difíciles, entonces probablemente no sabe mucho de proyectos. Ocasionalmente, he pensado que los buenos gestores de proyectos son realmente puestos a prueba en pequeños proyectos.

Es fácil decir qué debe tener una reunión de kick-off cuando Ud. tiene semanas y aun más para prepararla. Cuando solo tiene un par de días para prepararla, entonces no tendrá mucho tiempo para pensar en filosofía. En tal caso, es mejor saber hoy qué es necesario decir, porque no va a tener otra oportunidad.

¿Ha tratado alguna vez de supervisar un pequeño proyecto con EVM?. Bien, dígame si esto no le suena familiar: es casi imposible saber cuánto se ha gastado en el proyecto. Si no está de acuerdo con esto, piénselo nuevamente. Algunas de las principales razones son:

• El primer reporte de contabilidad probablemente va a tardar tanto como el proyecto
• La mayoría de las facturas son recibidas cerca del fin de proyecto
• Los esfuerzos de recursos humanos son controlados contando (con los dedos de las manos) cuánta gente puede ver y comparando con cuánta gente fue planeada

Reciba algunas sugerencias de un experto en pequeños proyectos (yo):

1. Manténgalo tan simple como sea posible
2. Hay alguna forma de EVM que pueda ser usada en pequeños proyectos. Sí, la hay. EVM no significa que Ud. necesite medir cada hora gastada en su proyecto. Una buena manera de evitar la tarea de supervisar cada hora es definir valores medios y grandes unidades de esfuerzos, como mes-persona.
3. Los métodos estándar de medición de EVM incluyen la alternativa LOE (Nivel de Esfuerzo). Esto significa que puede medir esfuerzos de recursos humano, como la gestión de proyectos, de tal manera de contabilizar automáticamente en la medida que el tiempo pasa.
4. Otra simplificación es posible. Los Principios Contables dicen que un costo es contabilizado cuando ocurre. No importa si la factura fue impresa y, ciertamente no importa si esta llegó a sus manos. Defina al principio del proyecto una forma de contabilizar los costos, aun cuando los contadores puedan ir más lento.

Por supuesto, usar un buen y simple EVMS será de una gran ayuda para reducir los esfuerzos de supervisión de un proyecto. Recordemos que yo prometí el lanzamiento de un EVMS basado en web para julio. Estoy trabajando en ello.